Утвержден новый порядок заверения и предоставления копий документов

С 1 июля 2017 года утвержден новый порядок предоставления копий документов, который был введен в действие ГОСТ Р7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Отныне при предоставлении документов в иную организацию работодатели должны по-новому заверять копии подлинников. Речь идет о предоставлении сотрудниками копий документов, выдаваемых им при увольнении, в том числе трудовых книжек, необходимых для подтверждения трудового стажа.

Согласно новому порядку удостоверения копий документов, к стандартной записи о соответствии копии оригиналу (такой порядок действовал и до вступления в силу вышеобозначенного порядка) следует сделать отметку о месте хранения оригинала, с которого была сделана копия. В частности, необходимо добавить следующее: «Подлинник документа находится в (полное наименование компании) в деле №__ за __ год». Оформленную таким образом копию необходимо заверить печатью компании.

Требования оформлять документы, выдаваемые сотрудникам, определено 62 статьей Трудового кодекса РФ.

Копия документа, оформленная ненадлежащим образом, считается недействительной, поэтому у сотрудника ее не примут. Такая ошибка может быть расценена, как невыполнение работодателем своих обязательств, в том числе несоблюдение требований действующего трудового законодательства.

За подобные нарушения КоАП РФ (ст.5.27) предусматривает наказание следующего рода:

• для ИП и ответственных лиц — предупреждение или штраф в сумме от 1 000 до 5 000 рублей;
• для юрлиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

В случае повторного нарушения суммы административных штрафов значительно увеличиваются, и составляют:

• для должностных лиц и ИП — от 10 000 до 20 000 тысяч рублей (возможна дисквалификация от одного до трех лет);
• для юрлиц — от 50 000 до 70 000 рублей.

Чтобы уточнить порядок оформления документов и отчетов по результатам коммерческой деятельности для ИП и организаций — обращайтесь в бухгалтерский отдел компании «Бизнес Лайтхаус».